Tunne ryhmäläisesi
On tärkeää miettiä, millainen ryhmä matkalle on lähdössä. Mikä heitä innostaa? Pystyvätkö kaikki matkalaiset kävelemään pitkiä matkoja tai kulkemaan vaikeassa maastossa? Nämä ovat oleellisia tietoja, jotka vaikuttavat matkaohjelman suunnitteluun. Mieti myös, mikä on sopiva ryhmän koko, jotta matka sujuu mukavasti ja kaikki ohjelmanumerot ovat toteuttavissa aikataulussa.
Päätä pienessä porukassa
Matkan ohjelma kannattaa lyödä lukkoon pienemmässä porukassa. Jos mielipidettä kysytään isolta joukolta, saattaa ohjelman laatiminen ja siitä päättäminen mennä turhan monimutkaiseksi.
Kirjaa toiveet
Kysy allergiat, ruokavaliot ja huone- ja lentotoiveet, sillä joku voi haluta hotellista paremman huoneen tai lennon ykkösluokassa. Kirjaa toiveet tarkasti ylös ja välitä eteenpäin matkatoimistolle.
Tee tarkka suunnitelma
On hyvä tehdä ohjelmasta ja ruokailuista yksityiskohtainen suunnitelma, jotta yllätyksiä tai pettymyksiä ei tule. Kun sekä ryhmänkerääjälle että matkalaisille on selvää, mitä ohjelma sisältää ja mitä ruokailuun kuuluu, kaikki tietävät, mitä voivat odottaa reissulta.
Älä ahnehdi ohjelmaa
Vaikka matka-ajan haluaisi käyttää täysin hyödyksi, ei ohjelmaa kannata varata liikaa per päivä. Matkalaisilla on syytä olla myös vapaa-aikaa, jotta he voivat tutustua matkakohteeseen itsenäisesti ja nauttia paikallisesta tunnelmasta. Tähän liittyen on oleellista, että hotelli sijaitsee keskeisellä paikalla, jotta itsenäinen liikkuminen on kaikille helppoa. Samalle päivälle suunniteltujen kohteiden välimatkoja kannattaa myös miettiä niin, että liikkuminen on jouhevaa eikä bussissa tarvitse istua liian pitkään.
Muistuta matkalaisia
Ennen matkaa on hyvä muistuttaa matkalaisia, jos matkalle täytyy varautua erityisillä varusteilla ja sopia, missä ryhmä kokoontuu. Jos ryhmäläiset eivät tunne toisiaan ennestään, voi olla hyvä idea tehdä kaikille nimilaput, jotka ryhmänkerääjä voi jakaa vaikkapa lentokentällä ennen turvatarkastusta. Kun nimilaput ovat loppu, tietää, että kaikki ovat saapuneet.
Pidä verensokeri tasaisena
Jos ryhmäläiset eivät ole syöneet kunnolla, alkaa keskittymiskyky rakoilla eikä upeista kohteista jaksa innostua. Huolehdi siitä, että matkalla on yhteisiä ruokailuja: yksi ryhmä haluaa syödä aina yhdessä lounaan, toinen illallisen. Jos reissuun kuuluu yhteinen illallinen, on päiväohjelman jälkeen hyvä varata hengähdystauko ennen ruokailua, jotta kaikki ehtivät hieman levähtämään. Lisäksi pitkän päivän päätteeksi illallispaikka kannattaa valita läheltä – vapaampana päivänä voidaan lähteä kauemmaskin! Toisinaan taas on hyvä varata koko ryhmälle mukaan bussiin vaikka banaaneja ja vettä.
Uskalla pitää jöötä
Ryhmänkerääjän tehtävä on huolehtia, että suunniteltu aikataulu pitää. Matkalaisia kannattaa muistuttaa, milloin matkaan lähdetään aamulla, ja jos upean kohteen valokuvaus uhkaa viedä ryhmäläiset mennessään, on ok käydä sanomassa, että bussi on nyt lähdössä. Lopulta matkalaiset ovat vain tyytyväisiä siitä, että joku pitää heistä ja matkan etenemisestä huolta.
Lue myös miten ryhmämatka syntyy!
Ulla Kupari
Ulla Kupari toimii kahden eri ryhmän ryhmänkerääjänä: ”Parasta ryhmänkeräämisessä on tietysti onnistunut matka ja kiitokset sekä se, kun jo ennen kotimatkaa mietimme yhdessä, minne seuraavaksi lähdetään. Matkoilla tutustuu aina uusiin ihmisiin ja kohteisiin. Rakastan myös tutustua paikallisiin ravintoloihin ja siellä työskenteleviin, sillä olen itsekin pitkän linjan ammattilainen ravintola-alalla.”
Satu Lindbom
Satu Lindbom on puutarhayhdistyksen ryhmänkerääjä: ”On voimaannuttava tunne, kun palaamme kotiin onnistuneelta reissulta. Ennen reissua jännitän tosi paljon, sillä minussa asuu pieni perfektionisti, mutta kun kaikki onnistuu ja ihmiset ovat tyytyväisiä, se antaa todella minulle suuren palkinnon. Silloin ajattelen,
että haluan kokea tämän uudelleen!”
